Maisons de la paix a à coeur le respect de la vie privée des individus et nous nous engageons à la protéger.

La Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels vise à informer comment Maisons de la paix recueille et détient les renseignements personnels sur toute personne. C’est pourquoi nous entendons protéger ces informations conformément aux lois en vigueur.

Aussi, la présente Politique traite de la gestion et de la protection des informations qui sont confidentielles au sein de Maisons de la paix. Cette Politique traite notamment des renseignements concernant, les employé.es, les membres du Conseil d’administration, les stagiaires, les donateurs, les abonnés de notre Info-Lettre et la clientèle.

Elle poursuit les objectifs suivants :

• Assurer le respect de la vie privée des personnes et la sécurité des informations personnelles;
• Se donner des balises concernant les échanges d’informations tant à l’intérieur qu’à l’extérieur des locaux de l’organisme.

Et définit les termes suivants ainsi :

• Renseignement personnel : tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet directement ou indirectement de l’identifier.
• Discrétion : L’aptitude à garder secrètes les confidences et les informations privées obtenues en dehors du cadre du travail afin de préserver le respect, l’amitié et la confiance.
• Confidentialité : Le fait de limiter ou d’interdire à d’autres personnes l’accès à des informations privées obtenues dans l’exercice de ses fonctions.

Maisons de la paix est un organisme d’hébergement transitoire de type communautaire et à but non lucratif.

Maisons de la paix a pour mission d’héberger et d’offrir un soutien à des adolescent.es, à des jeunes adultes et à des femmes avec ou sans enfant, exposé.es à des situations à risque. Notre accompagnement les amène à acquérir une stabilité et une sécurité personnelle tout en développant leur autonomie au sein de la société, et ce, dans des conditions assurant leur dignité.

Les valeurs de l’organisme reposent sur :

• L’engagement;
• La synergie d’équipe;
• La communication;
• Le professionnalisme;
• La productivité.

Nous nous engageons à obtenir un consentement avant de recueillir les renseignements personnels d’un individu. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être fourni directement par la personne ou par son représentant autorisé.

Nous privilégions l’obtention d’un consentement explicite, que ce soit verbalement, par voie électronique ou par écrit.

Maisons de la paix s’engage à respecter les principes de :

Consentement : nous nous engageons à recueillir vos informations seulement si vous nous en donnez la permission via un formulaire de consentement.

Responsabilité : nous assumons la trajectoire des informations et nous nous engageons à les traiter par des moyens qui en assureront la confidentialité.

Transparence : nous nous engageons à agir en toute transparence dans la gestion de vos renseignements personnels, en vous informant de notre politique et en vous faisant signer un formulaire de consentement. Vous serez avisé si un incident de confidentialité survenait.

En résumé, Maisons de la paix s’engage à :

• Assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements obtenus;
• Mettre en place des mécanismes afin de protéger les informations confidentielles;
• Assurer le traitement confidentiel des plaintes;
• Recueillir seulement les données nécessaires ou utiles;
• Appliquer la politique de confidentialité dans le respect de ses valeurs;
• Agir avec respect et transparence lors de l’application de cette politique et dans le respect des lois en vigueur.

Les informations collectées le sont uniquement aux objectifs décrits dans cette politique. Ces renseignements sont recueillis par Maisons de la paix et nous sont fournis directement par vous, verbalement ou par réponse à des courriels ou formulaires.

Voici certaines raisons pour lesquelles nous collectons vos renseignements personnels :

• vous utilisez notre formulaire d’information via notre site Internet;
• vous vous abonnez à notre Info-lettre via notre site Internet;
• vous communiquez par téléphone ou par courriel avec des employé.es de l’organisme;
• vous utilisez les services de l’organisme en occupant un logement;
• vous soumettez une demande d’emploi;
• vous agissez comme bénévole au sein de Maisons de la paix;
• vous êtes employé.e de Maisons de la paix;
• vous êtes stagiaire chez Maisons de la paix;
• vous êtes un donateur auprès de Maisons de la paix;
• Vous êtes un membre du Conseil d’administration de Maisons de la paix.

Maisons de la paix peut collecter des renseignements personnels sous diverses formes mais ne le fera que par des moyens licites et uniquement aux fins nécessaires qui vous ont été divulguées, comme décrit dans la présente Politique. Nous recueillons vos Renseignements personnels lorsque vous nous les transmettez directement ou de manière volontaire par le biais de notre site Internet, ou dans nos échanges avec nous en personne, par courriel, par téléphone, courrier, formulaire en ligne ou autre. Les données que vous nous transmettez peuvent inclure :

• votre prénom et nom;
• votre adresse courriel;
• votre adresse postale;
• votre numéro de téléphone;
• toute autre information, document que vous nous transmettez.

Toute personne qui, au sein de Maisons de la paix a des échanges qui ne sont pas liés à l’exercice de leurs fonctions doit agir avec discrétion. De ce fait, elle doit :

• Respecter la vie privée des personnes;
• Ne pas divulguer l’information confidentielle obtenue au sein de l’organisme ou lors d’activités;
• Savoir garder les informations sensibles des personnes qui se confient;
• Agir selon les valeurs de l’organisme.

Toute personne (conseil d’administration, direction, employé.es, bénévoles, stagiaires), qui obtient des informations confidentielles dans l’exercice de ses fonctions est tenue de respecter la confidentialité de ces informations.

Exception est faite dans certains cas, où il est essentiel que les intervenant.es (ou toutes autres personnes) puissent échanger certaines informations pour une meilleure intervention ou action. Dans ce cas, les personnes concernées doivent aussi garder la confidentialité des informations échangées.

Échanges d’information à l’extérieur de Maisons de la paix

Le conseil d’administration, la direction, les employé.es et les stagiaires ne doivent pas discuter de dossiers, de personnes ou de décisions propres à Maisons de la paix avec des personnes extérieures ou non concernées.

Si cela est impossible, s’assurer de ne pas identifier les personnes concernées et d’échanger dans un lieu propice à la confidentialité.

Si tel est le cas, s’assurer que les conversations traitant d’informations confidentielles ne soient pas entendues par d’autres personnes.

Échanges d’information au sein de Maisons de la paix

Maisons de la paix s’engage à :

• Limiter les échanges d’information aux intervenants lors des réunions d’équipe et à les faire dans un endroit sécurisé;
• Éviter de discuter des dossiers, des personnes ou des décisions en dehors de ces moments. Si cela est impossible, s’assurer de ne pas identifier la personne concernée et échanger dans un lieu propice à la confidentialité;
• S’assurer que les conversations téléphoniques ou via une plateforme de téléconférence traitant d’informations confidentielles ne soient pas entendues par d’autres personnes.

Règles à respecter concernant la tenue de dossier

Maisons de la paix s’engage à :

• N’inscrire au dossier que des informations vraies, pertinentes et nécessaires;
• Éviter de noter des commentaires personnels, des réflexions ou perceptions et s’en tenir aux faits rapportés par la personne concernée ou observées par l’intervenant lui-même (ou toute autre personne) dans le cas de rencontre avec la clientèle ou concernant la clientèle ou sur tout autre sujet.

Mesures de sécurité pour limiter l’accès à l’information

Bureaux

• En quittant en fin de journée, s’assurer que tous les dossiers soient rangés;
• Personne n’est autorisé à entrer dans le bureau d’un autre collègue en son absence et sans son autorisation ou celle de la direction;
• Conserver les dossiers fermés en un lieu sûr dans le respect des normes de Maisons de la paix.

Classeurs

• Sécuriser les classeurs contenant les dossiers de la clientèle, des employé.es, du conseil d’administration ainsi que tous ceux contenant des renseignements personnels.

Ordinateurs et imprimante/numérisateur/télécopieur

• Verrouiller les écrans d’ordinateur à l’heure du dîner ou en cas d’absence;
• Changer le mot de passe au besoin;
• Réduire les fenêtres de dossiers pouvant contenir des renseignements personnels en la présence de personnes dans le bureau;
• Veiller à sécuriser le système informatique;
• Veiller à sécuriser le site Internet;
• Veiller au plan de contingence : signaler les incidents de confidentialité à la Commission d’accès à l’information du Québec.
• Veiller à ce que tout document jugé confidentiel ne soit pas laisser à la vue ou à la portée de d’autres personnes une fois l’impression réalisée (télécopieur, imprimante).

Les employé.es, stagiaires ainsi que les membres du conseil d’administration de Maisons de la paix s’engagent à :

• Conserver ou transmettre de manière sécuritaire toutes informations confidentielles qu’ils.elles détiennent dans le cadre de leur fonction;
• Remettre à la fin de leur mandat toutes informations, documents liés aux renseignements personnels auxquels ils.elles ont eu accès durant leur emploi (ou mandat) au sein de l’organisme.

Maisons de la paix tient à respecter le droit à la désindexation des personnes qui sont liées de près ou de loin à son instance. De ce fait, toute personne qui en fait la demande peut s’acquérir du droit à l’oubli et voir toutes ses informations personnelles effacées du système informatique et physique de Maisons de la paix.

De plus, Maisons de la paix s’engage à :

• Identifier une date de péremption (durée de conservation) d’informations personnelles qui s’avéreraient inutiles dans le temps;
• S’assurer que les dossiers fermés (physiques) sont déchiquetés par un membre de l’équipe de travail à la fin de la période de conservation;
• Supprimer et ou détruire tout autre document confidentiel de la même manière.

Maisons de la paix accorde une grande importance à la confiance des donateurs qui décident de nous appuyer dans nos actions et dans la poursuite de notre mission. De ce fait, nous faisons de notre mieux pour limiter la collecte et l’utilisation des renseignements personnels des donateurs et en protéger la confidentialité.

Toutes les informations personnelles recueillies sur un donateur restent confidentielles et Maisons de la paix ne divulguera aucune information personnelle sur un donateur.

Un donateur peut demander par écrit d’avoir accès aux renseignements personnels que détient Maisons de la paix sur lui. Maisons de la paix s’engage à répondre dans un délai raisonnable et lui donnant accès à ses données, mais peut refuser si les circonstances l’obligent ou lui donnent le droit de refuser.

Maisons de la paix est responsable de la mise en oeuvre et de l’application de la politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels.

Les administrateurs, la direction, les employé.es, les stagiaires et les bénévoles doivent remplir, dès l’entrée en vigueur de cette politique, un formulaire à respecter celle-ci.

Si un administrateur, un.e employé.e, un stagiaire ou un.e bénévole a divulgué une information confidentielle, l’autorité compétente lui imposera une sanction qui peut aller de la réprimande à l’exclusion.

Pour toute question au sujet du traitement ou de la mise à jour de vos renseignements personnels ou pour nous faire part de toute préoccupation à cet égard, veuillez communiquer avec Alec Girard, directeur général, qui est le responsable de la protection des renseignements personnels au sein de l’organisme et il est possible de le rejoindre à [email protected] ou en composant le numéro central au 450 674-0059 poste 103.

Le responsable de la protection des renseignements personnels prendra contact avec vous dans les trente (30) jours suivant la réception de votre courriel.

La présente politique entre en vigueur le 30 octobre 2023 à la suite de son adoption par le Conseil d’administration de l’organisme. Elle pourra être modifiée au moment opportun après analyse. La modification doit respecter les valeurs et règlements de Maisons de la paix.